Ricevo molte e-mail e mi accorgo che sono in moltissimi a non saper utilizzare lo strumento. La posta elettronica è uno dei protocolli di comunicazione più anziani del web. Chiunque di noi, appena sbarcato nella rete l’ha incontrata come prima tecnologia da affrontare, quello che succede ora con Facebook.

No, non voglio ricordarvi che esistono dei campi con cui si seleziona un destinatario, oppure molti destinatari in cui potrete o meno rendere accessibili gli indirizzi degli altri utenti ai riceventi. Non voglio neppure raccontarvi che se vi arriva una mail con più destinatari dovrete fare “rispondi a tutti” per inviarla all’intera lista. Potrei dilungarmi a raccontare il campo “oggetto”, in cui potrete inserire una breve descrizione per facilitare il ricevente. Se ancora non conoscete queste meraviglie della tecnica c’è l’apposita pagina di supporto di Wikipedia.

Una volta che dominerete dal punto di vista tecnico il mezzo, dovrete imparare le basi essenziali del galateo di questo vecchio ma ancora attuale metodo di comunicazione digitale.
Mandare una mail non è come fare una telefonata in cui la controparte riceve direttamente e risponde subito. La persona alla quale indirizzate la mail potrebbe essere impegnata e rispondere dopo tre ore, quindi non inviate mail e contestualmente Whatsapp, SMS, messaggi su Facebook per avvertirla che avete inviato un messaggio di posta elettronica. Se siete i destinatari dovrete rispondere nel più breve tempo possibile, lo richiedono le buone maniere, ma senza interrompere quello che stavate facendo. Non c’è fretta.
Quando scrivete una mail dovrete iniziare con un saluto: è facile basta far precedere il nome dei destinatario da una delle seguenti parole: buongiorno, gentile, caro, ciao, salve, a voi la scelta. Iniziare la mail con “senti tu che sei un esperto aiutami che ho perso la password” non è cosa educata e lo rilevo io che non sono fissato con l’etichetta, quindi serve un minimo di buone maniere.
Alla fine della mail è consigliato ripetere il saluto e fornire, con un apposita firma, tutte le informazioni che servono per poter essere contattati o per far conoscere altro su di voi, il profilo LinkedIn, il vostro blog o una pagina aziendale che vi descriva.
Se è la prima mail che inviate ad un determinato destinatario, evitate di allegare file pesanti, oppure di chiedere direttamente favori o consulenze gratuite a persone che ancora non vi conoscono. Fate precedere la richiesta da una mail che anticipi brevemente di cosa avete bisogno in modo che la controparte possa autorizzarvi.

Basta poco per fare una bella impressione e captare la benevolenza del ricevente, basta replicare il comportamento che avete al bar alla mattina: appena vi incontrate vi salutate, vi stringete la mano e a quel punto gli parlate con l’accortezza di essere breve e andare al punto. Purtroppo nella mail non avrete la possibilità di offrirgli un caffè.